Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Fecha de entrada en vigor: 10 de octubre de 2026

Esta política explica cómo LOPEZSOFT S.A.S. trata los datos personales que recibe a través de MATICERTS: la aplicación web (app.maticerts.com), la aplicación móvil para Android e iOS y la API pública. MATICERTS es un servicio para empresas: permite solicitar, emitir, consultar y descargar certificados digitales de firma electrónica.

1. Responsable del tratamiento​

• Razón social: LOPEZSOFT S.A.S.
• NIT: [NIT DE LOPEZSOFT S.A.S.]
• Domicilio: [DIRECCIÓN Y CIUDAD DE LOPEZSOFT S.A.S.]
• Correo de contacto: gerencia@lopezsoft.net.co
• Teléfono / WhatsApp: +57 310 843 5431

2. Marco legal​

El tratamiento se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las demás normas colombianas que los modifiquen o complementen. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Datos que tratamos​

3.1 Datos de la cuenta de usuario​

• Nombres, apellidos, correo electrónico y foto de perfil (opcional).
• Contraseña, guardada solo como hash irreversible (bcrypt); nunca en texto plano.
• Rol en la plataforma y preferencias de notificaciones.

3.2 Datos de la empresa​

• Razón social, NIT o número de identificación, dirección, ciudad, teléfono y correo de contacto.
• Datos de facturación de las órdenes de compra.

3.3 Datos del titular del certificado y del representante legal​

Para emitir un certificado digital, la entidad de certificación exige identificar a la persona titular y, cuando aplica, al representante legal de la empresa:

• Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, correo, teléfono, cargo y dirección.
• Copias o fotografías de documentos que se adjuntan a la solicitud: documento de identidad, RUT, certificado de existencia y representación legal y otros soportes que exija la entidad de certificación.

Para revisar estos documentos y completar los formularios, la plataforma puede usar servicios de reconocimiento de texto (OCR) y de análisis automático. Una persona del equipo valida siempre el resultado.

3.4 Verificación de identidad (biometría)​

En algunos tipos de certificado, la entidad de certificación exige verificar la identidad mediante biometría facial y validación del documento. El proveedor de certificación (Viafirma y su aliado de verificación MetaMap) hace esta verificación en su propia plataforma. MATICERTS recibe solo el resultado del proceso (aprobado, rechazado o pendiente) y no captura ni almacena plantillas biométricas.

3.5 Datos de pago​

WOMPI (Bancolombia), la pasarela de pagos, procesa los pagos de las órdenes. MATICERTS no recibe ni almacena números de tarjeta, códigos de seguridad ni credenciales bancarias. Solo conservamos la referencia de la transacción, el estado, el valor y la fecha, que necesitamos para la facturación y la contabilidad.

3.6 Datos técnicos y del dispositivo​

• Dirección IP, tipo de navegador o dispositivo, versión de la aplicación y registros de actividad, que usamos para seguridad y auditoría.
• En la aplicación móvil, un token de sesión que se guarda en el almacenamiento seguro del dispositivo (Keychain en iOS y Keystore en Android).
• No recopilamos identificadores publicitarios ni la ubicación del dispositivo, y no usamos herramientas de rastreo con fines publicitarios.

4. Finalidades del tratamiento​

1. Crear y administrar la cuenta del usuario y de la empresa.
2. Tramitar las solicitudes de certificados digitales ante la entidad de certificación, incluida la verificación de identidad que esta exige.
3. Emitir, entregar, renovar y revocar los certificados digitales y avisar sobre su vencimiento.
4. Procesar pagos, emitir facturas electrónicas y cumplir obligaciones contables y tributarias.
5. Enviar notificaciones operativas por correo, en la plataforma y por webhooks configurados por la empresa.
6. Prestar soporte técnico y atender peticiones, quejas y reclamos.
7. Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y mantener registros de auditoría.
8. Cumplir requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

5. Autorización y bases del tratamiento​

El usuario otorga su autorización previa, expresa e informada al registrarse y al aceptar esta política [PENDIENTE: casilla obligatoria de aceptación en el registro y registro de la evidencia]. Cuando la persona usuaria registra datos de terceros, como el representante legal o el titular del certificado, declara que cuenta con la autorización de esas personas para entregarlos con las finalidades descritas.

Algunos tratamientos no requieren autorización porque responden a una obligación legal, como la conservación de facturas y soportes contables, o a una orden de autoridad competente, en los términos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

6. Destinatarios y encargados del tratamiento​

Compartimos datos solo con quienes los necesitan para prestar el servicio:

Cada encargado trata los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas.

7. Transferencias y transmisiones internacionales​

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o en la Unión Europea. En esos casos se exige un nivel adecuado de protección o se celebran los acuerdos de transmisión que exige la normativa colombiana. Al aceptar esta política, el usuario autoriza estas transmisiones con las finalidades indicadas.

8. Conservación de los datos​

• Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa. Cuando se elimina, se anonimizan como se explica en Eliminar cuenta.
• Solicitudes de certificado, documentos adjuntos y resultados de verificación: mientras el certificado esté vigente y durante los plazos que exigen la regulación de entidades de certificación digital y la atención de posibles reclamaciones.
• Órdenes, pagos y facturas: hasta diez (10) años, por las obligaciones contables y de facturación electrónica (Código de Comercio, artículo 60; Ley 962 de 2005, artículo 28; Estatuto Tributario, artículo 632).
• Registros de seguridad y auditoría: durante el tiempo necesario para investigar incidentes y cumplir obligaciones legales.

Al vencer estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

9. Derechos del titular​

Como titular de datos personales, tienes derecho a:

• Conocer los datos que tratamos sobre ti y acceder a ellos gratuitamente.
• Actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante nosotros.

10. Procedimiento para ejercer tus derechos​

Escribe a gerencia@lopezsoft.net.co desde el correo registrado en MATICERTS. Indica tu nombre, tu documento de identidad, la empresa a la que perteneces y tu solicitud. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

• Consultas: respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables hasta cinco (5) días hábiles más si lo informamos antes del vencimiento.
• Reclamos de corrección, actualización o supresión: respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más si lo informamos antes del vencimiento.

Muchos datos de tu cuenta se pueden consultar y corregir directamente en Perfil, en la web o en la app. Para eliminar tu cuenta, sigue los pasos de Eliminar cuenta.

11. Medidas de seguridad​

• Cifrado de las comunicaciones con HTTPS/TLS.
• Contraseñas guardadas con hash y tokens de acceso que se pueden revocar.
• Control de acceso por roles y aislamiento de los datos de cada empresa.
• En la app, sesión guardada en el almacenamiento seguro del dispositivo y bloqueo opcional con huella o rostro.
• Registros de auditoría y copias de seguridad.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a ti y a la autoridad competente según la ley.

12. Menores de edad​

MATICERTS es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores de edad. Si detectamos datos de un menor registrados por error, los eliminaremos.

13. Aplicación móvil​

La aplicación móvil de MATICERTS para Android e iOS sigue esta misma política, con estas particularidades:

• Cámara y fotos: la app solo las usa cuando tomas o eliges la foto de un documento para adjuntarlo a una solicitud de certificado. No accede a tus fotos en segundo plano.
• Huella dactilar o Face ID: el desbloqueo biométrico es opcional y se verifica únicamente en tu dispositivo con el sistema operativo. La app no recibe ni envía tus datos biométricos.
• Sin rastreo: la app no usa identificadores publicitarios, no accede a tu ubicación y no comparte datos con redes publicitarias.
• Pagos: el pago de las órdenes se hace en la pasarela de WOMPI. El certificado digital (archivo .p12) que adquieres se usa fuera de la app, en tus sistemas de firma y facturación electrónica.
• Eliminar la cuenta: puedes hacerlo desde Perfil → Eliminar cuenta. Consulta los detalles en Eliminar cuenta.

14. Cambios a esta política​

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de entrada en vigor. Si los cambios son sustanciales, te avisaremos en la plataforma o por correo antes de aplicarlos.

15. Vigencia​

Esta política rige desde el 10 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.